Leievilkår for leie av lokaler på Det Akademiske Kvarter

  1. Ankomst

    1. Kontakt Driftsleder i resepsjonen eller på tlf. +47 40626601 for åpning og inspeksjon av lokalet.
    2. Før overtakelse av rom skal brukerkontrakt signeres.
    3. Driftsleder er Kvarterets representant under arrangementet, og leietaker skal følge de instrukser som gis av vedkommende
    4. Driftsleder og Kvarterstyret har rett til å gjennomføre inspeksjon av alle arrangementer.

  2. Depositum

    1. Når totalsummen for bookingen overstiger 30 000 NOK eks. mva., skal leietaker betale 50 % av summen på forhånd. Betalingen skal skje via faktura senest 14 dager før arrangementet, med mindre annet er avtalt i kontrakt.
    2. Ved manglende betaling av depositum, forbeholder Kvarteret seg retten til å avlyse arrangementet uten ansvar for eventuelle økonomiske tap for leietaker, gjester eller arrangementet som helhet.
    3. Ved avlysning utenfor avbestillingsvilkårene gjelder de fastsatte vilkårene for begge parter.

  3. Leietaker Ansvar

    1. Leietaker er forpliktet til å utpeke en Hovedansvarlig som skal være til stede under hele arrangementet. Kontaktinformasjon til Hovedansvarlig skal leveres til resepsjonen ved ankomst.
    2. Hovedansvarlig er ansvarlig for at arrangementet overholder gjeldende lover og regelverk, og kan kun forlate lokalet etter godkjennelse fra Driftsleder.
    3. Hovedansvarlig har ansvaret for å sørge for at søl, knust glass og annen forurensning i lokalet blir ryddet opp.
    4. Hovedansvarlig skal ikke innta alkohol eller andre rusmidler før eller under arrangementet.
    5. Dersom Kvarteret stiller med skjenkere, kan Hovedansvarlig fritas fra kravet om å være edru. Skjenkerne vil da ha ansvaret for at skjenkereglementet overholdes. Hovedansvarlig skal fortsatt oppfylle sine øvrige plikter og skal ikke være synlig beruset.
    6. Leietaker er forpliktet til å stille med brannvakter på arrangementer som krever utkobling av røykvarslere. Brannvaktene skal være til stede på de angitte stedene under hele arrangementet, med mindre annet er spesifisert av Driftsleder.
    7. Leietaker skal sørge for at alle ansatte og eventuelle medhjelpere er kjent med Kvarterets HMS-rutiner for arrangører (hefte er tilgjengelig i resepsjonen).
    8. Leietaker skal overholde gjeldende norske lover og regler.
    9. Leietaker er ansvarlig for å betale TONO/GRAMO eller tilsvarende, med mindre annet er avtalt med Kvarteret.
    10. Medbrakt mat og drikke er strangt forbudt, med mindre dette er forhåndsgodkjent av kjøkkensjef via e-post. Skriftlig bekreftelse på godkjenning skal legges frem ved ankomst.
    11. Medbrakt alkohol eller beholdere med ukjent innhold, hvor det er mistanke om alkohol, vil bli konfiskert. Leietaker og deres gjester vil ikke ha rett til å få dette tilbake.

  4. Ordensregler

    1. Personer som serverer alkohol eller utfører sikkerhetsoppgaver, inkludert brannvakter, skal ikke ha inntatt alkohol eller andre rusmidler. De skal også ha gjennomgått godkjent opplæring før arrangementet.
    2. Mindreårige har ikke adgang til lokalet. I enkelte tilfeller kan Driftsleder eller Vaktansvarlig gi dispensasjon. I så fall skal den mindreårige være i følge med en foresatt som er godkjent av Kvarteret. Foresattskjemaet, som finnes på Kvarterets nettsider, må fylles ut og leveres på forhånd av arrangementet.
    3. Åpenbart berusede personer skal umiddelbart bes om å forlate lokalet. Leietaker kan kontakte Kvarterets vakter for assistanse.
    4. Reklame for alkohol er strengt forbudt.
    5. Nødutganger og rømningsveier skal til enhver tid være frie for hindringer. Det er ikke tillatt å plassere bord, dekorasjoner eller andre gjenstander på en måte som blokkerer disse veiene. Bruk av brannfarlige materialer som dekorasjon er heller ikke tillatt.
    6. Opphenging av plakater i Kvarteret er kun tillatt på godkjente områder. Det er ikke tillatt å henge plakater på malte overflater eller bruke tape på vegger uten forhåndsgodkjenning fra Driftsleder.
    7. Filmopptak i Kvarterets fellesområder er generelt forbudt. Ansatte, frivillige og gjester kan ikke filmes uten deres uttrykkelige samtykke. Filmopptak under arrangementer eller andre aktiviteter krever forhåndsgodkjenning fra Kvarteret.

  5. Avslutning

    1. Arrangementet og alt salg skal være avsluttet senest ved skjenkestopp.
    2. Alle glass skal vaskes og tallerkener, kaffekopper og lignende skal leveres til Stjernesalen eller Grøndahls. Alle bord, benker og bardisker skal rengjøres. Møbler skal stables mot veggen, gulvet skal feies og eventuelt søl skal tørkes opp. Søppel skal ryddes og kastes i søppelbuen i bakgården. Se punkt 6.1 for konsekvenser ved manglende etterlevelse av dette punktet.
    3. Når lokalet er ferdig ryddet, skal leietaker kontakte Driftsleder for godkjenning og låsing av lokalet. Ved mangelfull rydding kan Driftsleder be leietaker om å rette opp i dette før rommet blir godkjent. Hvis leietaker forlater lokalet uten godkjenning, kan leietaker bli fakturert et gebyr for renhold i henhold til del 6, pkt. 4 om sanksjoner.
    4. Lokalet skal være ryddet og tømt og oppgjør for salg skal være klart innen en halvtime etter arrangementets slutt eller skjenkestopp.
    5. Kasseoppgjør gjennomføres i resepsjonen og tilfaller Kvarteret i sin helhet. Driftsleder tar imot billettoppgjør dersom annet ikke er avtalt. Billettsalg og lignende tilfaller Kvarteret og leietaker fakturerer Kvarteret for omsetning.

  6. Sanksjoner & Erstatning

    1. Kvarteret kan fakturere leietakerens organisasjon et gebyr for brudd på brukerkontrakten, begrenset til kr 15 000 eks. mva., samt utestengelse av organisasjonen fra Kvarteret i inntil ett år.
    2. Leietaker er fullt ut ansvarlig for alle skader og tap, både direkte og indirekte, som Kvarteret måtte pådra seg som følge av arrangementet. Kvarteret avgjør hvilke aktører som skal stå for eventuell reparasjon eller innkjøp av erstatning.
    3. Punkt 1 og 2 begrenser ikke Kvarterets rett til å holde enkeltpersoner ansvarlige for skader og tap.
    4. Dersom lokalet ikke er tilstrekkelig ryddet, eller Kvarteret må stå for rydding eller renhold etter arrangementet, kan Kvarteret fakturere leietaker for dette, med et beløp opptil kr 5000 eks. mva.

  7. Personvern

    1. Kvarteret lagrer kontaktinformasjon til leietaker og kontaktperson i forbindelse med arrangementet. Denne informasjonen benyttes til oppfølging av arrangementet og informasjonsarbeid relatert til bruken av lokalene på Det Akademiske Kvarter. Leietaker samtykker til dette ved å godta vilkårene for leie av lokaler på Det Akademiske Kvarter.
    2. Leietaker og kontaktperson kan når som helst trekke tilbake samtykket og få informasjonen fjernet ved å sende en henvendelse til admin@kvarteret.no.